AW Holding
مشكلة التدفقات النقدية تعتبر أكبر عقبة وتحدي يواجه جميع الشركات سواء ان كانت محلية أو عالمية، حيث ان سريان التدفقات النقدية بشكل منتظم للشركة حتى مع عدم تحقيق ربحية في الوقت الحاضر يحافظ على استمرار العمليات التشغيلية للشركة وبقائها على قيد الحياة، لذلك تحدث هذه المشكلة لسببين أما عدم وجود خطط توسعية لتلبية الطلب وزيادة الربحية فبالتالي زيادة هذه التدفقات.
السبب الأخر قد لا يكون له صلة بالتوسعات او زيادة الانتاج او حتى تحقيق الأهداف البيعية انما يكون بسبب عدم القدرة على تحصيل المستحقات الخاصة للشركة، وهذا ما سنناقشه في مقالة اليوم.
ما هو تحصيل المستحقات ؟
هو عملية المتابعة مع العملاء من أجل التأكد من استلام الفواتير الخاصة بعمليات شراء المنتجات او الخدمات وفي بعض الأحيان توريدها للعملاء ومن ثم التأكد من عدم وجود أي نزاع او خلاف على قيمة الفاتورة، ثم متابعة العملاء من أجل الدفع وتحصيل قيمة الفاتورة إذا لم تكن عن طريق تحويل بنكي او دفع إلكتروني وتوريد قيمة الفاتورة لصاحب العمل.
من هو المسؤول عن تحصيل المستحقات ؟
تتحد مسئولية التحصيل على حسب هيكلة كل شركة وحجمها وحجم أعمالها، ان وظيفة التحصيل لا تقتصر على منصب شخص بعينه حيث ان في بعض الأحيان أصحاب الأعمال هم من يقمون بهذه المهمة بنفسهم خصوصا إذا كانوا في بداية تأسيس شركتهم أو أن حجم أعمالهم في نطاق محلي ومحدود.
وهناك بعض الشركات توكل هذه المهمة للمختصين بعمليات البيع فاء كل فرد مبيعات مسؤول عن تحصيل مستحقات ما قام ببيعه وشركات أخرى توكلها للمحاسبين في الشركة حيث انهم يسجلون المستحقات في قوائم حساباتهم تحت بند الحسابات المستحقة، حيث يكون هناك محاسبين متخصصين في هذا البند فقط لتسجيله في قوائم الشركة وهنا يرجع لكبر حجم عمليات الشركة ومبيعاتها الأجله.
وهناك شركات أخرى تنشئ أقسام خاصة للتحصيل وتكون مخصصة فقط لهذا المجال خصوصا لو كانت الشركة مصدرة لأكثر من سوق خارجي وفي بعض الأحيان تفضل شركات أخرى تعهيد هذه الأمر لمقدم خدمات متخصص في إدارة وتحصيل المستحقات كشركة الوادي لتحصيل ديون الشركات من أجل تقليل التكاليف الناتجة عن إنشاء قسم إضافي في الشركة.
ما هي أنواع وظيفة تحصيل المستحقات ؟
تتنوع الوظائف بناء على نوعية المستحقات والجهة المفترض التحصيل منها، ولكن يمكن تقسيمها الي:
مستحقات البنوك والمصارف:
مثل القروض، الأسهم، السندات والصكوك.
- مستحقات الشركات:
الناتجة عن بيع خدمة او منتج او تصديرها للخارج لشركة أخرى وعدم تحصيلها.
- مستحقات الأفراد:
الناتجة عن ديون مورقة في شكل تعهدات، عقود او شيكات ويتم تحصيلها بطرق وديه او قضائية في أغلب الأحيان.
ما هي مهام موظف تحصيل المستحقات ؟
استلام وتسليم الفواتير:
الخطوة الأولى لموظف التحصيل هي استلام الفواتير من قسم الحسابات إذا كان يعمل في نفس الشركة او من الشركة الأخرى المقدم لها الخدمة إذا كان يعمل لطرف أخر، وبعد ذلك يتم ترتيب الفواتير بشكل بمنظم حسب مواعيد استحقاقها ليحد أولوية الفواتير في العمل عليها ومن ثم تسليمها للمشترين.
المتابعة من العملاء:
بعد تسليم الفواتير للمشترين يتم المتابعة معهم والحصول على التأكيدات الازمة للاستلام وصحة الفواتير وعدم وجود أي منازعات عليها، وفي حالة وجود أي خلاف أو نزاع يتم توصيله للشركة ومحاولة حله من قبل موظف التحصيل كوجود أخطأ في الفواتير، ومن ثم يتم المتابعة مع العملاء باستراتيجية معينة حتى يتم التأكد من دفعهم للفواتير المستحقة في مواعيدها.
التحصيل والتوريد:
في بعض الأحيان تفضل شركات كثيرة التعامل بشكل نقدي وفي حالة عدم وجود شركة لتوصيل النقود يكون دور موظف التحصيل باستلام وتسليم الدفعات النقدية من والي الأطراف المعنية بكل شركة.
التصعيد:
هنا يأتي دور الاستراتيجيات المتبعة من مقبل موظف التحصيل في عمليات المتابعة مع الأطراف الأخرى، حيث انه من الوارد مقابلة شركات تماطل او لا ترغب في الدفع في المواعيد المتفق عليها ومن سمى يجب ارسال اشعارات وتنبيه الشركة المستحقة للفواتير بهذه الأمور لاتخاذ الاجراءات التدبيرية للحد من مخاطر عدم الدفع التي قد تصل الي حد التصعيد القضائي في حالة التخلف ويكون دور موظف التحصيل في هذا الأمر التنويه للشركة الرافضة للدفع بشكل يدفعهم ويحثهم على الالتزام بواجبتهم المادية والحفاظ على العلاقات التجارية.
قم بمشاهدة الفيديو للتعرف على خدمات ادارة المستحقات لشركتك الآن!
المهارات الواجب توافرها والمكتسبة لمسئولي تحصيل المستحقات ؟
1 – مهارات التواصل والتفاوض: من أهم المهارات الواجب توافرها في موظف التحصيلات بجانب الحزم، اتخاذ القرارات المناسبة، فهم النواحي النفسية والسيكولوجية البشرية، المثابرة والموازنة بين المكسب والخسارة، كل ذلك بجانب لن يجدي نفعًا مع عدم التواصل الجيد لموظف التحصيلات ومهارته في التفاوض من أجل إقناع العملاء بالسداد في المواعيد المستحقة للدفع او قبلها وحل النزاعات الناتجة عن الفواتير وكيفية التعامل مع المماطلين وغير الراغبين في الدفع بشكل قوي وفعال وغير ضار بالعلاقات التجارية في نفس الوقت.
2 – التدقيق في التفاصيل والمرونة: من الأمور التي ينبغي توافرها في موظف التحصيلات من أجل اكتشاف اي اخطاء في الفواتير وحلها قبل ارسالها للمشترين لتوفير الوقت الناتج إعادتها مرة أخرى والخلاف عليها، كذلك يجب ان يكون موظف التحصيلات مرن في التعامل مع الشركات ومحاولة المساعدة في توفير حلول للدفع.
طرق وخطوات ووسائل تحصيل المستحقات ؟
1 – اصدار الفواتير وتجميعها:
وهنا يجب التأكد من عدم وجود أي أخطاء في الفواتير المصدرة والالتزام بالشروط والحكام المبرمة في التعاقدات مع الأطراف الأخرى إضافة لعدم زيادة أي رسوم إضافية أخرى كانت مخفية عن العملاء، وتوضيح نسبة الضرائب والخدمات والنقل وأي شيء أخر بشكل صريح ومتفق عليه مسبقا لتجنب حدوث النزاعات.
2 – المتابعة مع العملاء:
بكافة الطرق الممكنة والمفضلة لدى العملاء مثل البريد الالكتروني، المكالمات، المراسلات والفاكس او حتى الزيارات الميدانية.
3 – تنويع وسائل الدفع:
يجب على الشركة ان تكون منفتحة على توفير كافة طرق الدفع الممكنة مثل التحويلات البنكية، الدفع الالكتروني، الدفع النقدي، الشيكات ويجب ايضا ان تتحقق من مدى مشروعية وامكانية التعامل مع طرق الدفع الأخرى ومدى مشروعيتاها في البلد المقيم فيها لأنه في بعض الأحيان قد يطلب منك أحد العملاء الدفع بالعملات المشفرة أو العملات الالكترونية.
4 – التقسيط والجدولة وتوفير الحلول البديلة:
جانب من المرونة المقدمة من الشركات وفي نفس الوقت يحفظ العلاقات التجارية مع العملاء كتوفير حلول مرنة وبديلة للدفع مثل التقسيط أو إعادة الجدولة أو توفير خصومات معينة سواء على المبلغ الأصلي أو الفوائد المصاحبة لعمليات التأخير والغرامات.
5 – اللجوء للقضاء والمسائلة القانونية:
في الغالب تكون الحل الأخير الذي تتبعه الشركات بعد استنذاف كافة الحلول الودية الممكنة من أجل الحفاظ على العلاقات التجارية، خصوصا لو كانت المبالغ المطلوبة كبيرة ويجب أيضا الأخذ في الاعتبار الفترة الزمنية لعملية التقاضي وتكاليفها ونسبة نجاح الدعوة القضائية.
في النهاية:
يجب عليك الاهتمام بأمر تحصيل المستحقات لتجنب أخطار كبيرة للشركة كزيادة نسبة الديون المعدومة، ضعف في السيولة النقدية للشركة وشبح الافلاس، إذا كنت غير مؤهل لهذا الأمر او لا ترغب في زيادة التكاليف عليك من إنشاء قسم خاص للتحصيل، تواصل معنا الان لتوفير حلول تعهدية بديلة تحفظ لك حقوقك وتقضي على مخاوفك.