9 طرق فعالة عن كيفية تحصيل الفواتير المتأخرة للشركات

1 – عمل فاتورة احترافية وإصدارها بشكل منتظم: 

ان اصدار فاتورة سهلة القراءة والفهم من الأمور التي تسهل عملية الدفع وتقليل النزاعات الناتجة عن الفواتير، كثير من استفسارات العملاء عن الفواتير تكون ناتجة عن عدم فهم كافة جوانب الفاتورة ووضحها للعملاء، لذلك يجب عليك إصدار الفواتير بشكل وتصميم مبسط للجميع وموضح لكافة الشروط والاحكام ونسبة التأخير والفوائد ان وجدت ومواعيد الاستحقاق، ونسبة الضرائب وغيرها من أي رسوم أخرى واسبابها بالإضافة الي كافة وسائل الاتصال بك وطرق الدفع الممكنة، عوضا عن عدم التأخر في إصدار الفاتورة. 

2 – التشديد على عملية الدفع واتخاذ الإجراءات في وقت مبكر: 

ان عملية متابعة الفواتير من الأمور التي يتم اهمالها وسط مهام العمل المختلفة خصوصا لأصحاب الأعمال، لذلك يجب عليك إتخاذ إجراءاتك بشكل استباقي من أجل تحصيل الفواتير المتأخرة للشركات، لا تتردد أبدا في التواصل بشكل مبكر او فوري بعد إصدار الفاتورة وارسالها للعملاء وكذلك وضع نظام وقواعد صارمة للدفع يساعد في هذه العملية. 

3 – إرسال تنبيهات والمتابعة الدورية: 

يمكنك عمل نظام متابعة على الفواتير غير المسددة بالتذكير المستمر وإرسال التنبيهات سواء ان كان الكترونيا او على الأرض مثل الرسائل الالكترونية، مكالمات هاتفية، خطابات رسمية او حتى زيارات ميدانية، كل ذلك يجب ان يتم وفق جدول محدد وبأشكال مختلفة بطريقة تضمن عملية الدفع في المعاد المحدد والمتفق عليه. 

4 – تغيير الشروط والأحكام بشكل يضمن الالتزام في عملية الدفع: 

إذا كان الانتظام في عملية الدفع أمر متفاوت بين عملاء الشركة فيجب عليك متابعة اداء العملاء المتعثرين او غير الملتزمين في عملية الدفع وتغيير الشروط والأحكام الخاصة بعقودهم المستقبلية إذا كنت ترغب في الاستمرار في التعامل معهم في نفس الوقت، لذلك يجب عليك النظر ودراسة وضع بنود فعالة للدفع للحد من تأخر سداد الفواتير. 

5 – التخلص من العملاء المثيرين للمشاكل: 

إذا كان لديك مجموعة من العملاء يثيرون المتاعب والمشاكل في سداد الفواتير وغير ملتزمين بالبنود والأحكام المبرمة في العقود الجديدة او لا يرغبون في التوقيع عليها فيجب عليك إعادة التفكير ولكن هذه المرة في التخلص من هذه العملاء، قد يكون أمر ضار لشركتك وهو خسارة مجموعة من العملاء خصوصا وان كنت في مرحلة توسعية او بداية نشاطك ولكن في كلا الأحوال انت في نفس الوقت لا تحصل الايراد المطلوب منهم او المتفق عليه في المعاد المحدد، فإذا كنت متردد في هذه الخطوة يمكنك تأجيلها في حين التوقيع او التوريد لعملاء جدد واستبدالهم بالعملاء المثيرين للمشاكل. 

6 – قبول أكثر من طريقة للدفع: 

في عصر الشمول المالي وتعدد وسائل الدفع، يجب ان تظهر مرونة في هذا الأمر وتنوع من وسائل استقبالك لمدفوعات العملاء سواء عن طريق التحويلات البنكية، الدفع النقدي، بوابات الدفع المختلفة، تطبيقات الدفع المختلفة التي قد يكون من خلالها خيارات التقسيط من ناحية العميل وبدون فوائد وتضمن لك تحصيل الفواتير المتأخرة للشركات بشكل مباشر وفوري من جانبك. 

7 – تقديم خصومات على السداد المبكر والسماح بخطط الدفع المختلفة: 

واحدة من أكثر الطرق فعالية لتحصيل الفواتير المتأخرة للشركات، وهي وضع حوافز للسداد المبكر مثل خصومات على قيمة الفاتورة في حالة السداد قبل معاد الاستحقاق بفترة زمنية معينة، ولكن يجب ان تتم هذه العملية بحذر شديد وفي حالات معينة حتى لا يكون ذلك الأمر السائد والمنتظر بالنسبة لعملائك، فاء يمكن تطبيق هذا الأمر على الفواتير الكبرى ويجب متابعة أداء العميل في الدفع ومدى احتياجك لهذه الدفعات في الوقت الحال وكيف ستعوض نسبة الخصم، وفي نفس الوقت اذا كنت لا ترغب في هذا المنطلق، يمكنك توفير خطط دفع مرنة على فترات زمنية معينه اذا كانت لديك القدرة على الانتظار لفترات أطول وفي نفس الوقت اذا واجه عملاك عملية تعثر. 

8 – اتخاذ إجراء قانوني في حالة عدم التعاون على السداد: 

ينبغي دراسة كافة الخيارات الاخرى قبل اللجوء الي هذا الأمر حيث اتخاذ الاجراءات القانونية أمر قد يستغرق وقت ولا يعود عليك بالفائدة المادية المتوقعة لأنه مكلف، عوضا عن خسارة العلاقات التجارية مع الاطراف المتنازع معها، لذلك يجب ان يكون هذا الأمر هو بمثابة ملاذ أخير تتبعه ويجب عليك دراسة التكاليف المتعلقة به في مقابل العائد وهل قيمة الفواتير غير المسددة تستحق هذا العناء ام لا. 

9 – الاستفادة من خدمات التحصيل: 

واحدة من الأمور التي نغفلها لتحصيل الفواتير المتأخرة للشركات وهي التعاون مع شركات التحصيل لمتابعة وتحصيل الفواتير الخاصة بهم ومنعها من التأخير وتحولها لديون سواء ان كانت معدومة او عادية، فهنا توفر لك شركات التحصيل العناء، الوقت والمجهود المبذل لمتابعة الفواتير المتأخرة، وتوفر موارد أخرى لشركتك تستخدم في مهام أفضل، إضافة انها تحافظ على علاقاتك التجارية وتضمن تأسيس نظام تحصيل واضح وصارم يوفر عليك مشاكل عدم التحصيل مستقبلا. 

الخلاصة:

في النهاية تحصيل الفواتير المتأخرة للشركات قد يكون امر مرهق ومهمة غيرة سارة لجميع أقسام الشركة، ولكن الاستراتيجيات المذكورة سلفا يمكن ان تساعد في إنشاء نظام تحصيل صارم وفعال للشركة يضمن حقوقها في مواعيد استحقاقها دون الأضرار بمصالح شركتك او خسارة علاقات التجارية.